Facilidad de uso y un sinfín de herramientas que simplifican su funcionamiento son alguna de las razones por las que Zoom figura hoy entre las plataformas de reuniones online preferidas por los usuarios. Muestra de ello es la posibilidad de administrar la lista de participantes; conoce los pasos a seguir.
Indice
Registro de asistencia: la forma ideal de sacar la lista de participantes en Zoom
Por defecto, la plataforma de Zoom genera en cada sesión realizada un registro de asistencia, por lo que la manera más sencilla y rápida de acceder a la lista de participantes en Zoom es descargando el reporte.
Para esto, tendremos que esperar al menos 30 minutos luego de finalizar la reunión, y seguir los pasos ahora enumerados:
- Acceder a la dirección electrónica http://redanahuac.zoom.us/ donde abriremos el cliente de Zoom para iniciar sesión en nuestra cuenta institucional.
- Seleccionar en el menú lateral el apartado que se anuncia como Reportes.
- Pinchar sobre la opción Informes de Uso del nuevo menú desplegado.
- Ubicarnos dentro de la sesión que deseamos descargar el reporte y escoger la cantidad de participantes.
- Pulsar en la casilla Exportar con datos de la reunión disponible en la nueva casilla emergente, para terminar clicando sobre Exportar.
- Localizar en el cuadro de dialogo desplegado, la opción Guardar archivo pinchando en esta antes de pulsar sobre el botón Aceptar.
De haber seguido los pasos a cabalidad, la plataforma iniciará la descarga del reporte bajo forma de un archivo Excel, restando únicamente abrirlo para visualizar en pantalla la toda información respecto al registro de asistencia.
Cabe acotar que, de necesitar que el reporte incluya datos puntuales –como ID, número de participantes, duración de la sesión y hora de inicio/finalización– tendremos que activar en el paso 5, la opción Exportar datos de reunión y listo.
¿Cómo acceder al registro de asistencia para usuarios sin cuenta PRO?
Asumiendo que no dispongamos Cuenta PRO, acceder a la lista de participantes de Zoom tampoco será problema, de hecho contamos con dos alternativas para de acceder al registro de asistencia:
▪ Si grabamos la sesión
Cuando escogemos la opción Grabar, la plataforma de Zoom ofrece por defecto, el video y el audio de la reunión una vez que concluye. Tratándose de un archivo de audio/video (MP4) lo encontramos bajo la denominación «Zoom_0.mp4», mientras que de ser solo un audio (M4A) se denomina «audio_only.m4a».
▪ A través del chat.
Por el contrario, si no grabamos la sesión dispondremos del registro del chat, mismo que se reconoce por el nombre «chat.txt» al quedar archivado en formato de documento de texto (TXT).
La diferencia de los archivos de audio y video respecto al documento de texto radica en que este último señala cada mensaje compartido junto a la hora y el nombre del usuario que lo comparte.
Por otra parte, conviene considerar que frente a cierres inesperados o interrupciones en el proceso de conversión, cabe la posibilidad de pérdidas o daños en los archivos sin posibilidad de recuperación.
Pasos para sacar el listado de asistencia sin cuenta PRO
El proceso para conseguir la lista de participantes mediante el registro de asistencia en Zoom se resume en dos pasos:
- Pedir a los participantes que compartan su “Nombre” al momento de ingresar a la sesión de videoconferencia.
- Solicitar la repetición de la acción una vez finalice la reunión, especialmente si deseamos monitorear su permanencia.
Con este par de acciones lograremos que información quede almacenada en los archivos de registro incluidos en el documento de texto (TXT), por ende, un acceso directo a la lista de participantes, con el plus de poder llevar un registro de sus intervenciones durante la sesión.
En el supuesto de querer almacenar el documento para su posterior revisión o monitoreo, debemos cumplir tres sencillos pasos antes de abandonar la reunión en Zoom:
- Localizar en el panel de control la opción Chat y abrirla
- Pinchar sobre el botón […]
- Seleccionar el apartado Guardar chat del menú emergente desplegado. Con esto será suficiente para que el documento se almacene.
Queda demostrado que Zoom no solo ofrece todo lo necesario para garantizar la experiencia del usuario, sino que simplifica al máximo su funcionamiento a fin de que resulte intuitivo y sencillo de gestionar.